BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

Pendauhuluan

Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelaan serta pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi.

Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting, yaitu;

• Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus dimiliki?
• Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik?
• Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas?
• Bagaimana teknologi informasi dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistik inbound?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini mengarah bagaimana sebuah perusahaan menjalankan empat aktivitas siklus pengeluaran dasar yaitu:

1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
3. Menyetujui faktur pemasok.
4. Pengeluaran kas.

Sistem Informasi Siklus Pengeluaran

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman yang pertama adalah data induk yang tidak akurat atau tidak valid.

Ancaman kedua adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif. Cara untuk menanggulangi risiko atas ancaman ini adalah untuk mengonfigurasikan sistem tersebut untuk menggunakan pengendalian akses kuat untuk membatasi siapa yang dapat menampilkan informasi itu.

Ancaman umum selanjutnya dalam siklus pengeluaran berkaitan dengan kehilangan atau penghancuran data induk. Cara terbaik untuk menanggulangi risiko ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana.

Memesan Bahan Baku, Perlengkapan, dan jasa

MENGIDENTIFIKASI APA, KAPAN, DAN BERAPA BANYAK UNTUK PEMBELIAAN

Economic Order Quantity (EOQ) adalah ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan, dan kehabisan stok.

Reorder point adalah menentukan tingkat yang mana saldo persediaan dari suatu barang harus berada sebelum pesanan untuk mengisi stok dimulai.

Material Requirements Planning (MRP) adalah sebuah pendekatan untuk manajemen persediaan yang berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi.

Sistem persediaan Just-In Time (JIT) adalah sebuah sistem yang meminimalkan atau mengeliminasi persediaan secara virtual dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan actual, bukannya yang diperkirakan.

Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronik yang mengidentifikasi requisitioner; menentukan lokasi pengiriman dan tanggal yang diperlukan; mengidentifikasi nomor barang, deskripsi, kuantitas, dan harga dari setiap barang yang diminta; dan mungkin akan menyarankan seorang pemasok.

MEMILIH PEMASOK

Berapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok:

• Harga
• Kualitas bahan baku
• Keandalan dalam pengiriman 

Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen yang secara formal meminta seorang pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu pada harga tertentu. Ini juga merupakan sebuah janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak setelah pemasok menerimanya.

Pesanan pembelian selimut adalah sebuah komitmen untuk membeli barang-barang tertentu pada harga yang telah ditentukan dari pemasok tertentu untuk jangka waktu yang telah ditetapkan, seringnya satu tahun.

Vendor-Managed Inventory (VMI) adalah praktik di mana para produsen dan distributor mengelola persediaan pelanggan eceran dengan menggunakan EDI. Pemasok mengakses sistem point-of-sales pelanggannya untuk mengawasi persediaan dan secara otomatis mengisi kembali produk ketika produk tersebut jatuh pada tingkat yang telah disepakati.

Penerimaan

Laporan penerimaan adalah sebuah dokumen yang mencatat detail setiap pengiriman, termasuk tanggal diterima, pengirim, pemasok, kuantitas diterima.

Memo debit adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk mencatat pengurangan terhadap saldo yang harus dibayarkan ke pemasok.

Menyetujui Faktur Pemasok

Paket voucher adalah seperangkat dokumen yang digunakan untuk mengotorisasi pembayaran kepada pemasok. Ini terdiri dari pesanan pembelian, laporan penerimaa, dan faktur pemasok.

Sistem nonvoucher adalah sebuah metode untuk memproses utang yang tiap-tiap fakturnya disetujui untuk di-posting ke catatan pemasok individual dalam file utang dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. Berkebalikan dengan sistem voucher.

Sistem voucher adalah metode untuk memproses utang yang mana voucher pencairan disiapkan, bukannya mem-posting faktur secara langsung ke catatan pemasok dalam buku besar pembantu utang. Voucher pencairan mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan mengidentifikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi diskon dan potongan yang berlaku. Berkebalikan dengn sistem nonvoucher.

Voucher pencairan adalah dokumen yang mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan mengidentifikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi setiap diskon dan potongan yang berlaku.

Evaluated Receipt Settlement (ERS) adalah sebuah pendekatan tanpa faktur terhadap utang yang menggantikan proses pencocokan tiga cara (faktur pemasok, laporan penerimaan, dan pesanan pembelian) dengan mencocokan dua cara atas pesanan pembelian dan laporan penerimaan.

Kartu pengadaan adalah sebuah kartu kredit korporasi yang para pegawai dapat digunakan hanya pada pemasok tertentu untuk membeli jenis-jenis barang tertentu.

Pengeluaran Kas

Aktivitas final dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok.

Dana imprest adalah sebuah rekening kas dengan dua karakteristik: (1) ini sudah diatur dengan jumlah tetap, seperti $100, dan (2) voucher diperlukan untuk setiap pencairan. Pada setiap waktu, penjumlahan kas plus voucher harus sama dengan saldo dana yang telah ditetapkan.