BAB 2. Tinjauan Pemrosesan Transaksi dan Sistem Enterprise Resource Planning

Input Data

   Langkah pertama dalam pemrosesan input adalah mengambil data transaksi dan memasukkannya ke dalam sistem. Proses pengambilan data biasanya dipicu oleh aktivitas bisnis yang terdiri dari :

1. Setiap aktivitas yang menarik.
2. Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas.
3. Orang yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas.

Secara historis bisnis menggunakan:

• Dokumen sumber yaitu kertas untuk mengumpulkan data mengenai aktivitas bisnis.
• Dokumen turnaround yaitu output perusahaan untuk pihak eksternal, yang sering kali menambahkan data ke dokumen, dan kemudian mengembalikan ke perusahaan sebagai dokumen input.

Penyimpanan Data

Data perusahaan adalah salah satu sumber daya yang paling penting.

• Buku besar umum adalah buku besar yang berisi ringkasan level data untuk setiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban organisasi.
• Buku besar pembantu adalah buku besar yang digunakan untuk mencatat data secara detail untuk akun buku besar umum dengan banyak sub-akun terpisah, seperti piutang, persediaan, dan utang usaha.
• Akun kontrol adalah sebuah titel yang diberikan pada akun buku besar umum yang meringkas total jumlah yang tercatat dalam buku besar pembantu.

Teknik Pengodean

Pengodean adalah penetapan sistematis dari angka atau huruf pada item untuk mengklarifikasi dan mengatur item-item tersebut.

• Kode urutan (sequence code) yaitu item yang diberi nomor secara berurutan untuk akun semua item. Setiap item yang hilang menyebabkan perbedaan dalam urutan numerik.

Contohnya cek yang dinomori sebelumnya, faktur dan pasanan pembelian

• Kode blok (block code) yaitu blok angka dicadangkan untuk kategori data tertentu.

Contohnya, S&S menyimpan angka berikut untuk kategori produk utama.

Kode produk                             jenis produk

1000000-1999999                     kompor elektrik

2000000-2999999                     Kulkas

3000000-3999999                     Mesin cuci

• Kode grup (group code) yaitu dua atau lebih subgrup dari digit yang digunakan untuk kode item, sering kali digunakan dalam kaitannya dengan kode blok.

      Posisi Digit       Arti
      1-2                       Lini produk, ukuran, dan corak
      3                          Warna
      4-5                       Tahun pembuatan
      6-7                       Fitur opsional

• Kode mnemonik yaitu huruf dan angka yang diselingi untuk mengidentifikasi item.

Contohnya: Dry300W05 dapat mempresentasikan low end (300), putih (W), pengering (Dry) yang dibuat oleh Sears (05)

Bagan Akun 

   Daftar semua angka yang ditetapkan untuk neraca dan laporan laba rugi. Angka akun memungkinkan transaksi data untuk dikodekan, diklarifikasikan, dan dimasukkan ke dalam akun yang sesuai.

Jurnal

Data transaksi sering kali dicatat dalam jurnal sebelum dientri ke dalam buku besar.

• Jurnal umum yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak sering atau rutin, seperti pembayaran pinjaman dan penyesuaian akhir periode, dan jurnal penutup.
• Jurnal khusus yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat sejumlah besar transaksi berulang seperti penjualan kredit, penerimaan kas, pembelian, dan pengeluaran kas.

Jejak Audit

   Jalur transaksi yang dapat ditelusuri melalui sistem pengolahan data dari titik asal ke output final, atau mundur dari output final ke titik asal. Jejak Audit digunakan untuk mengecek keakuratan dan validitas posting buku besar dan untuk menelusur perubahan dalam akun buku besar umum dari saldo awal ke saldo akhir.

Konsep Penyimpanan Berbasis Komputer

• Entitas adalah sesuatu mengenai yang disimpan informasinya, seperti karyawan, barang persediaan, dan pelanggan.
• Atribut adalah sifat nomor identifikasi dan karakteristik khusus dari suatu entitas yang disimpan dalam database, seperti nomor karyawan, tingkat pembayaran, nama, dan alamat.
• Field adalah porsi data catatan di mana nilai data untuk atribut tertentu disimpan, seperti dalam spreadsheet setiap baris mempresentasikan pelanggan dan setiap kolom adalah atribut untuk pelanggan. Setiap sel dalam spreadsheet adalah field.
• Catatan adalah seperangkat field yang nilai datanya menjelaskan atribut tertentu dari suatu entitas, seperti semua data penggajian yang terkait karyawan tunggal. Contohnya adalah baris dalam spreadsheet.
• Nilai data yaitu nilai aktual yang disimpan dalam field. Ini mendeskripsikan atribut untuk setiap entitas, seperti field nama pelanggan akan berisi "perusahaan XYZ" jika perusahaan tersebut adalah pelanggan.
• File adalah seperangkat record yang secara logika berhubungan, seperti record penggajian semua karyawan.
• File induk adalah file permanen record yang menyimpan data kumulatif mengenai organisasi. Saat transaksi terjadi, record dalam file induk akan diperbarui.
• File transaksi adalah file yang berisi transaksi bisnis yang terjadi selama periode fiskal tertentu. File transaksi secara konseptual sama dengan dalam SIA manual.
• Database adalah seperangkat file data yang saling terkait dan dikendalikan secara terpusat, yang disimpan dengan sedikit redundansi data. Database mengonsolidasikan record yang disimpan sebelumnya dalam file terpisah ke dalam pool umum dan melayani berbagai pengguna dan aplikasi pengolahan data.

Pengolahan Data

Ada empat jenis aktivitas pengolahan data, yaitu:

1. Membuat (creating) record data baru, seperti menambahkan data karyawan yang baru dipekerjakan ke database penggajian.
2. Membaca (reading) mengambil, atau melihat data yang sudah ada.
3. Memperbarui (updating) data yang tersimpan sebelumnya
4. Menghapus (deleting) data, seperti membersihkan file induk vendor untuk semua vendor dalam perusahaan yang tidak lagi melakukan bisnis dengan perusahaan.

Pembaruan Data

• Pemrosesan batch adalah mengakumulasikan catatan transaksi ke dalam grup atau batch untuk memproses pada interval reguler seperti harian atau mingguan.
• Pemrosesan online atau real-time adalah sistem komputer yang mengolah data sesegera mungkin setelah mendapatkan dan menyediakan informasi yang diperbarui untuk pengguna secara tepat waktu.

Output Informasi

Langkah akhir dalam siklus pengolahan data adalah informasi.

Informasi disajikan dalam tiga bentuk, yaitu:

1. Dokumen adalah catatan transaksi atau data perusahaan lain. Contohnya meliputi cek, faktur, laporan penerimaan, dan daftar permintaan pembelian.
2. Laporan adalah output sistem, disusun dengan urutan yang bermakna, yang digunakan oleh karyawan operasional, manajer untuk membuat keputusan dan mendesain strategi, dan investor dan kreditor untuk memahami aktivitas bisnis perusahaan.
3. Database query (pertanyaan) adalah suatu permintaan database untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan guna menyelesaikan permasalahan atau menjawab pertanyaan. Informasinya akan diambil, ditampilkan, atau dicetak, dan/atau dianalisis sebagaimana yang diminta.

Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)

   Suatu sistem yang mengintegrasikan semua aspek aktivitas organisasi -- seperti akuntansi, keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur, manajemen persediaan-- ke dalam satu sistem. Sistem ERP termodulasi; perusahaan dapat membeli setiap modul yang memenuhi kebutuhan khusus mereka. ERP memfasilitasi arus informasi antara berbagai fungsi bisnis perusahaan dan mengelola komunikasi dengan para pemangku kepentingan di luar.

Modul ERP mencakup sebagai berikut:

• Keuangan (sistem buku besar dan pelaporan) -- buku besar, piutang, utang, aktiva tetap, penganggaran, manajemen kas, dan persiapan laporan keuangan.
• Sumber daya manusia dan penggajian--sumber daya manusia, penggajian, imbalan kerja karyawan, pelatihan, waktu dan kehadiran, manfaat, dan laporan pemerintah.
• Memesan ke kas (siklus pendapatan)--entri pesanan penjualan, pengiriman, persediaan, penerimaan kas, perhitungan komisi.
• Membeli untuk membayar (siklus pengeluaran)--pembelian, penerimaan dan inspeksi persediaan, persediaan dan manajemen gudang, dan pengeluaran kas.
• Manufaktur (siklus produksi)--perekayasaan, penjadwalan produksi, daftar bahan baku, barang dalam proses, manajemen alur kerja, pengendalian kualitas, manajemen biaya, dan proses manufaktur dan proyek.
• Manajemen proyek--penetapan biaya, penagihan, waktu dan biaya, unit kinerja, manajemen aktivitas.
• Manajemen hubungan pelanggan--penjualan dan pemasaran, komisi, pelayanan,kl kontak pelanggan, dan dukungan pusat panggilan.
• Alat sistem--alat untuk membuat data file induk, membuat perincian arus informasi, pengendalian akses, dan sebagainya.

Keuntungan Sistem ERP

• ERP memberikan tampilan tunggal atas data organisasi dan situasi keuangan yang terintegrasi di seluruh perusahaan.
• Input data diambil atau dikunci sekali, dan tidak berkali-kali, saat dimasukkan ke dalam sistem yang berbeda.
• Manajemen mendapatkan visibilitas yang lebih besar ke dalam setiap area perusahaan dan kemampuan dalam memonitor yang lebih besar.
• Organisasi memperoleh pengendalian akses yang lebih baik.
• Prosedur dan laporan yang telah distandarisasi antarunit bisnis.

Kerugian Sistem ERP

• biaya mahal
• Waktu terlalu lama
• Perubahan proses bisnis yang menyebabkan kegagalan dalam memetakan proses bisnis.
• Kompleksitas
• Resistansi