BAB 3 Sistem Teknik Dokumentasi

Dokumentasi 

menjelaskan cara kerja sistem bekerja, termasuk siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana entri data pengolahan data, penyimpanan data, output informasi, dan sistem pengendalian.

Macam-macam Dokumentasi

• Narasi
• Bagan alir
• Diagram
• Bahan tertulis lainnya yang menjelaskan cara sistem bekerja

Macam-macam Alat Dokumentasi 

1. Diagram Arus Data (DAD/DFD), deskripsi grafis sumber data, arus data, proses transformasi, penyimpanan data, dan tujuan data.
2. Diagram Proses Bisnis, merupakan deskripsi grafis dari proses bisnis yang digunakan oleh perusahaan.
3. Bagan Alir, merupakan deskripsi grafis sistem. Ada beberapa jenis Bagan alir, meliputi: 

• Bagan alir dokumen, menunjukkan arus dokumen dan informasi antar departemen atau area pertanggungjawaban.
• Bagan alir sistem, menunjukkan urutan operasi logis komputer yang menjalankan program.

Diagram Arus Data

DAD menjelaskan arus data dalam organisasi secara grafi, meliputi sumber atau tujuan data, arus data, proses transformasi dan penyimpanan data.

Sumber data
Entitas yang menghasilkan atau mengirimkan data yang dimasukkan ke dalam sistem.

Tujuan Data
Entitas yang menerima data yang dihasilkan oleh sistem

Arus Data
Pergerakan data di antara proses, penyimpanan, sumber, dan tujuan.

Proses
Tindakan yang mentrasformasikan data ke dalam data atau informasi lain.

Penyimpanan Data
Tempat atau media penyimpanan data sistem.

Subpembagian DAD

   DAD dibagi ke dalam level-level lebih rendah untuk memberikan jumlah detail yang semakin meningkat, karena beberapa sistem dapat secara penuh dibuat menjadi diagram pada satu lembar kertas. Level DAD tertinggi disebut sebagai diagram konteks karena memberikan ringkasan tinjauan sistem kepada pembaca.

Pedoman untuk Menggambar DAD

1. Memahami sistem.
2. Mengabaikan aspek tertentu dari sistem.
3. Menentukan batasan sistem.
4. Mengembangkan diagram konteks.
5. Mengidentifikasi arus data.
6. Mengelompokkan arus data.
7. Mengidentifikasi proses transformasi.
8. Mengelompokkan produk transformasi.
9. Mengidentifikasi semua file atau penyimpanan data.
10. Mengidentifikasi semua sumber dan tujuan data.
11. Memberi nama semua elemen DAD.
12. Membagi (subbagian) DAD.
13. Berikan nomor yang berurutan pada setiap proses.
14. Menyempurnakan DAD.
15. Mempersiapkan salinan akhir.

Bagan Alir

Bagan alir adalah teknik analisis bergambar yang digunakan untuk menjelaskan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Simbol bagan alir dibagi ke dalam empat kategori, meliputi:

1. Simbol input/output menunjukkan input ke atau output dari sistem.
2. Simbol pemrosesan menunjukkan pengolahan data, baik secara elektronik atau dengan tangan.
3. Simbol penyimpanan menunjukkan tempat data disimpan.
4. Simbol arus dan lain-lain menunjukkan arus data, di mana bagan alir dimulai dan berakhir, keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelas untuk Bagan alir.

JENIS-JENIS BAGAN ALIR

Bagan Alir Dokumen

Mengilustrasikan arus data dan dokumen di antara area-area pertanggungjawaban dalam organisasi.

Bagan Alir Pengendalian Internal

Bagan yang digunakan untuk menjelaskan, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal, termasuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan dan ketidakefisienan sistem.

Bagan Alir Sistem

Menggambarkan hubungan antar-input, pemrosesan, penyimpanan, dan output sistem.

Bagan Alir Program

Mengilustrasikan urutan operasi logis yang dilakukan oleh komputer dalam melakukan program.

Diagram Proses Bisnis

Diagram Proses Bisnis
Cara visual untuk menjelaskan langkah-langkah atau aktivitas yang berbeda dalam proses bisnis.