BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

Pendauhuluan

Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelaan serta pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi.

Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting, yaitu;

• Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus dimiliki?
• Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik?
• Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas?
• Bagaimana teknologi informasi dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistik inbound?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini mengarah bagaimana sebuah perusahaan menjalankan empat aktivitas siklus pengeluaran dasar yaitu:

1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
3. Menyetujui faktur pemasok.
4. Pengeluaran kas.

Sistem Informasi Siklus Pengeluaran

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman yang pertama adalah data induk yang tidak akurat atau tidak valid.

Ancaman kedua adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif. Cara untuk menanggulangi risiko atas ancaman ini adalah untuk mengonfigurasikan sistem tersebut untuk menggunakan pengendalian akses kuat untuk membatasi siapa yang dapat menampilkan informasi itu.

Ancaman umum selanjutnya dalam siklus pengeluaran berkaitan dengan kehilangan atau penghancuran data induk. Cara terbaik untuk menanggulangi risiko ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana.

Memesan Bahan Baku, Perlengkapan, dan jasa

MENGIDENTIFIKASI APA, KAPAN, DAN BERAPA BANYAK UNTUK PEMBELIAAN

Economic Order Quantity (EOQ) adalah ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan, dan kehabisan stok.

Reorder point adalah menentukan tingkat yang mana saldo persediaan dari suatu barang harus berada sebelum pesanan untuk mengisi stok dimulai.

Material Requirements Planning (MRP) adalah sebuah pendekatan untuk manajemen persediaan yang berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi.

Sistem persediaan Just-In Time (JIT) adalah sebuah sistem yang meminimalkan atau mengeliminasi persediaan secara virtual dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan actual, bukannya yang diperkirakan.

Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronik yang mengidentifikasi requisitioner; menentukan lokasi pengiriman dan tanggal yang diperlukan; mengidentifikasi nomor barang, deskripsi, kuantitas, dan harga dari setiap barang yang diminta; dan mungkin akan menyarankan seorang pemasok.

MEMILIH PEMASOK

Berapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok:

• Harga
• Kualitas bahan baku
• Keandalan dalam pengiriman 

Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen yang secara formal meminta seorang pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu pada harga tertentu. Ini juga merupakan sebuah janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak setelah pemasok menerimanya.

Pesanan pembelian selimut adalah sebuah komitmen untuk membeli barang-barang tertentu pada harga yang telah ditentukan dari pemasok tertentu untuk jangka waktu yang telah ditetapkan, seringnya satu tahun.

Vendor-Managed Inventory (VMI) adalah praktik di mana para produsen dan distributor mengelola persediaan pelanggan eceran dengan menggunakan EDI. Pemasok mengakses sistem point-of-sales pelanggannya untuk mengawasi persediaan dan secara otomatis mengisi kembali produk ketika produk tersebut jatuh pada tingkat yang telah disepakati.

Penerimaan

Laporan penerimaan adalah sebuah dokumen yang mencatat detail setiap pengiriman, termasuk tanggal diterima, pengirim, pemasok, kuantitas diterima.

Memo debit adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk mencatat pengurangan terhadap saldo yang harus dibayarkan ke pemasok.

Menyetujui Faktur Pemasok

Paket voucher adalah seperangkat dokumen yang digunakan untuk mengotorisasi pembayaran kepada pemasok. Ini terdiri dari pesanan pembelian, laporan penerimaa, dan faktur pemasok.

Sistem nonvoucher adalah sebuah metode untuk memproses utang yang tiap-tiap fakturnya disetujui untuk di-posting ke catatan pemasok individual dalam file utang dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. Berkebalikan dengan sistem voucher.

Sistem voucher adalah metode untuk memproses utang yang mana voucher pencairan disiapkan, bukannya mem-posting faktur secara langsung ke catatan pemasok dalam buku besar pembantu utang. Voucher pencairan mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan mengidentifikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi diskon dan potongan yang berlaku. Berkebalikan dengn sistem nonvoucher.

Voucher pencairan adalah dokumen yang mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan mengidentifikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi setiap diskon dan potongan yang berlaku.

Evaluated Receipt Settlement (ERS) adalah sebuah pendekatan tanpa faktur terhadap utang yang menggantikan proses pencocokan tiga cara (faktur pemasok, laporan penerimaan, dan pesanan pembelian) dengan mencocokan dua cara atas pesanan pembelian dan laporan penerimaan.

Kartu pengadaan adalah sebuah kartu kredit korporasi yang para pegawai dapat digunakan hanya pada pemasok tertentu untuk membeli jenis-jenis barang tertentu.

Pengeluaran Kas

Aktivitas final dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok.

Dana imprest adalah sebuah rekening kas dengan dua karakteristik: (1) ini sudah diatur dengan jumlah tetap, seperti $100, dan (2) voucher diperlukan untuk setiap pencairan. Pada setiap waktu, penjumlahan kas plus voucher harus sama dengan saldo dana yang telah ditetapkan.

BAB 12 SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS

Pendahuluan 

Siklus pendapatan adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan menerima kas sebagai pembayaran atas penjualan tersebut.

Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat yang tepat pada saat yang tepat untuk harga yang sesuai. 

Empat aktivitas dasar pada siklus pendapatan, yaitu:

1. Entri pesanan penjualan
2. Pengiriman 
3. Penagihan 
4. Penerimaan kas

Sistem Informasi Siklus Pendapatan

Entri Pesanan Penjualan

MENGAMBIL PESANAN PELANGGAN

Pesanan Penjualan adalah dokumen yang dibuat selama entri pesanan penjualan yang mencantumkan nomor barang, kuantitas, harga, dan syarat penjualan.

Electronic Data Interchange (EDI) adalah penggunaan komunikasi terkomputerisasi dan skema pengodean standar untuk mengirimkan dokumen bisnis secara elektornik dalam sebuah format yang dapat secara otomatis diproses oleh sistem informasi penerima.

PENJUALAN KREDIT 

Batas kredit adalah saldo rekening kredit maksimum yang diizinkan bagi  setiap pelanggan, berdasarkan sejarah kredit masa lalu dan kemampuan untuk membayar.

Daftar umur piutang adalah sebuah laporan yang mencantumkan saldo rekening pelanggan berdasarkan lamanya waktu yang beredar (outstanding).

MENGECEK KETERSEDIAAN PERSEDIAAN

Back order adalah sebuah dokumen yang mengotorisasi pembelian atau produksi dari barang-barang yang dibuat ketika tidak ada persediaan yang mencukupi untuk memenuhi pesanan pelanggan.

Kartu pengambilan adalah sebuah dokumen yang mencantumkan barang dan kuantitas dari tiap-tiap barang yang dipesan dan mengotorisasi fungsi pengendalian persediaan untuk mengeluarkan barang tersebut ke departemen pengiriman.

MERESPON PERMINTAAN PELANGGAN 

Sistem manajemen hubungan pelanggan (customer relationship manajemen system-CRM) adalah perangkat lunak yang mengatur informasi mengenai pelanggan dengan cara memfasilitasi layanan yang efisien dan personal. 

Pengiriman 

MENGIRIM PESANAN  

Slip pengepakan adalah sebuah sisten yang mencantumkan kuantitas dan deskripsi dari setiap barang yang disertakan dalam sebuah pengiriman.

Bill of landing adalah sebuah kontrak hukum yang menjelaskan tanggung jawab atas barang ketika barang tersebut sedang dalam transit.

Penagihan

PENAGIHAN FAKTUR 

Faktur penjualan adalah sebuah dokumen yang memberitahukan kepada pelanggan mengenai jumlah dari penjualan dan ke mana mengirimkan pembayarannya.

PEMELIHARAAN PIUTANG 

Metode faktur terbuka adalah metode untuk memelihara piutang yang mana pelanggan membayar berdasarkan setiap faktur 

Nota pengiriman uang adalah sebuah salinan faktur penjualan yang dikembalikan dengan pembayaran pelanggan yang mengidikasikan faktur, laporan, atau hal-hal yang dibayarkan .

Metode saldo maju adalah metode pemeliharaan piutang yang mana pelanggan biasanya membayar berdasarkan jumlah yang ditunjukkan dalam sebuah laporan bulanan, bukan berdasarkan tiap-tiap fakturnya. Pengiriman uang diterapkan terhadap total saldo rekening, bukan dengan faktur tertentu.

Laporan bulanan adalah sebuah dokumen yang mencantumkan seluruh transaksi yang terjadi selama sebulan yang lalu dan informasi atas saldo rekening terakhir pelanggan.

Penagihan siklus menghasilkan laporan bulanan bagi subset pelanggan pada waktu yang berbeda.

Memo kredit adalah sebuah dokumen, disetujui oleh manajer kredit, yang mengotorisasi departemen penagihan untuk mengkredit rekening seorang pelanggan.

Penerimaan Kas

Daftar pengiriman uang sebuah dokumen yang mencantumkan nama dan jumlah dari seluruh pembayaran pelanggan yang diterima dalam surat.

Peti uang adalah sebuah alamat pos yang pelanggan tuju ketika pelanggan tersebut mengirimkan uangnya.

Peti uang elektronik adalah pengaturan peti uang di mana bank secara elektronik mengirimkan informasi tentang nomor rekening pelanggan dan jumlah yang disetorkan segera setelah menerima pembayaran.

Electronic funds transfer (EFT) yaitu transfer dana melalui penggunaan perangkat lunak perbankan secara online.

Financial Electronic Data Interchange (FEDI) yaitu mengintegrasikan pertukaran dana (EFT) dengan pertukaran data pengiriman uang (EDI).