BAB 22 DESAIN, IMPELEMENTASI, DAN OPERASI SISTEM

Desain Sistem Konseptual

Spesifikasi desain konseptual adalah spesifikasi yang dibutuhkan untuk output sistem, penyimpangan data, input, prosedur pemrosesan, dan operasi.

Laporan desain sistem konseptual yaitu merangkum aktivitas desain konseptual, memandu aktivitas desain fisik, mengomunikasikan bagaimana seluruh kebutuhan sistem akan dipenuhi, dan membantu panitia pengarah menilai kelayakan.

Desain Sistem Fisik

Sasaran desain output adalah untuk menentukan sifat, format, isi, dan waktu pelaporan, dokumen, serta tampilan layar.

Output dikategorikan menjadi empat, yaitu:

1. Laporan terjadwal. Laporan yang disiapkan secara teratur, dengan isi dan format yang telah ditentukan sebelumnya.
2. Laporan analisis bertujuan khusus. Laporan yang tidak memiliki isi, format, atau jadwal yang telah dispesifikasikan sebelumnya; biasanya disiapkan sebagai tanggaapan terhadap permintaan manajemen.
3. Laporan pengecualian yang dipicu. Laporan dengan isi dan format yang telah dispesifikasikan sebelumnya, disiapkan hanya sebagai tanggapan terhadap kondisi-kondisi yang tidak normal.
4. Laporan permintaan. Laporan dengan isi dan format yang telah dispesifikasikan sebelumnya, disiapkan hanya berdasarkan permintaan.

Pemrograman terstruktur yaitu sebuah pendekatan modular untuk pemrograman di mana tiap modul 

menjalankan sebuah fungsi spesifikasi dan dikoordinasikan dengan sebuah modul pengendalian.

Debugging adalah proses menemukan dan mengeliminasi kesalahan program.

Ada delapan langkah dalam pengembangan desain program:

1. Menentukan kebutuhan pengguna.
2. Membuat dan mendokumentasikan sebuah rencana pengembangan.
3. Membuat instruksi-intruksi program (kode komputer)
4. Menguji program.
5. Mendokumentasikan program.
6. Melatih para pengguna program.
7. Memasang sistem.
8. Menggunakan dan memodifikasi sistem.

Pemeliharaan program yaitu memperbarui sebuah program komputer dalam kaitannya dengan kebutuhan pengguna yang berubah, memperbaiki bug, perubahan hukum atau peraturan, atau penggunaan teknologi baru.

Laporan desain sistem fisik yaitu merangkum apa yang dicapai dalam desain fisik, digunakan untuk menentukan apakah iya atau tidak untuk memproses fase implementasi.

Implementasi sistem adalah proses pemasangan perangkat keras dan perangkat lunak sehingga SIA dapat menyala dan dijalankan.

Rencana Implementasi adalah sebuah rencana tertulis yang menunjukkan bagaimana sistem baru akan diimplementasikan ketika proyek tersebut harusnya selesai dan SI berjalan, termasuk sebuah jadwal penyelesaian, estimasi biaya, capaian tugas, dan siapa yang bertanggung jawab terhadap masing-masing aktivitas.

Berikut tiga bentuk pengujian yang umum, yaitu:

1. Walk-though adalah tinjauan langkah demi langkah prosedur atau logika program untuk menemukan logika yang salah, kesalahan, pengabaian, atau masalah lainnya.
2. Uji pengolahan data adalah memproses transaksi valid dan keliru untuk menentukan jika sebuah program beroperasi seperti yang didesain dan transaksi yang valid ditangani dengan layak serta kesalahan dideteksi dan dihadapi secara tepat.
3. Uji penerimaan adalah pengujian atas sistem baru menggunakan sejumlah transaksi nyata untuk menentukan apakah kriteria yang dikembangkan pengguna terpenuhi.

Konversi Sistem

Konversi adalah proses perubahan dari sistem atau format komputer lama ke yang baru

Konversi langsung yaitu perubahan dari sebuah sistem lama ke baru dengan menghentikan SI lama ketika yang baru diperkenalkan,

Konversi paralel yaitu perubahan dari sebuah sistem lama ke sistem baru dengan mengoperasikan kedua sistem secara bersamaan sampai organisasi yakin sistem baru berfungsi dengan benar.

Konversi bertahap yaitu perubahan dari sebuah sistem lama ke sistem baru dengan mengganti elemen-elemen yang lama dengan mengganti elemen-elemen baru secara bertahap sampai sistem lama seluruhnya telah digantikan.

Konversi pilot yaitu perubahan dari sebuah sistem lama ke sistem baru dengan mengimplementasikan sebuah sistem di satu lokasi, menggunakannya sampai seluruh masalah diselesaikan, dan kemudian mengimplementasikannya di organisasi tersisa.

Operasi dan Pemeliharaan

Tinjauan pasca-implementasi adalah tinjauan yang dibuat setelah sistem baru talah beroperasi dalam periode singkat untuk memastikan apakah sistem baru tersebut memenuhi sasaran yang direncanakan, mengidentifikasi kecukupan standar sistem, dan meninjau pengendalian sistem.

Laporan tinjauan pasca-implementasi adalah sebuah laporan yang menganalisis sebuah sistem yang baru saja diserahkan untuk menentukan apakah sistem tersebut mencapai tujuan yang dikehendaki dan diselesaikan sesuai anggaran.

BAB 21 STRATEGI PENGEMBANGAN SIA

Membeli Perangkat Lunak

Perangkat lunak kalengan adalah program yang dijual pada pasar terbuka untuk jangkauan luas pengguna dengan kebutuhan yang serupa.

Sistem turnkey adalah perangkat lunak dan perangkat keras yang dijual dalam bentuk paket dengan vendor memasang sistem tersebut dan pengguna "memutar kunci", sering dibuat oleh vendor yang berspesialisasi dalam sebuah industri tertentu.

Penyedian jasa aplikasi adalah perusahaan yang mengantarkan perangkat lunak melalui internet, ASP memiliki dan manampung perangkat lunak tersebut, pengguna mengakses perangkat lunak dari jarak jauh melalui internet.

Permintaan untuk proposal (request for proposal-RFP) adalah sebuah permintaan bagi para vendor agar menawarkan sebuah sistem untuk memenuhi kebutuhan khusus sebuah perusahaan.

Penggunaan sebuah RFP penting karena:

1. Menghemat waktu.
2. Menyederhanakan proses pembuatan keputusan.
3. Mengurangi kesalahan.
4. Menghindari potensi untuk ketidaksepakatan.

Masalah benchmark adalah membandingkan sistem dengan menjalankan sebbuah tugas masukan, pemrosesan, dan keluaran pada sistem komputer yang berbeda  dan mengevaluasi hasilnya.

Penskoran poin adalah mengevaluasi seluruh manfaat proposal vendor dengan menugaskan sebuah bobot untuk tiap kriteria evaluasi berdasarkan pentingnya.

Penentuan biaya persyaratan yaitu membandingkan sistem berdasarkan biaya seluruh fitur yang diperlukan, ketika perangkat lunak tidak memenuhi seluruh persyaratan, biaya mengembangkan fitur-fitur yang tidak tersedia diestimasikan dan ditambahkan ke biayanya.

Pengembangan oleh Departemen Sistem Informasi In-House 

Perangkat lunak yang dibuat khusus yaitu perangkat lunak yang dikembangkan dan ditulis di dalam untuk memenuhi kebutuhan unik sebuah perusahaan tertentu.

Komputasi pengguna akhir adalah pengembangan, penggunam dan pengendalian terus-menerus atas sistem informasi berbasis komputer oleh para pengguna

Keuntungan komputasi pengguna akhir:

• Penciptaanm pengendalian, dan implementasi pengguna.
• Sistem yang memenuhi kebutuhan pengguna.
• Ketepatan waktu.
• Membebaskan sumber data sistem.
• Fleksibilitas dan kemudahan pengguna.

Kekurangan komputasi pengguna akhir :

• Kesalahan logika dan pengembangan.
• Aplikasi yang diuji dengan tidak layak.
• Sistem yang tidak efisien.
• Sistem yang dikendalikan dan didokumentasikan dengan buruk.
• Sistem yang tidak kompatibel.
• Duplikasi sistem dan data; sumber daya yang terbuang.
• Peningkatan biaya. 

Help desk adalah para analis dan teknisi yang menjawab pertanyaan pegawai dengan tujuan mendorong, mendukung, mengarahkan, dan mengendalikan aktivitas pengguna akhir.

Mengalihdayakan Sistem 

Pengalihdayaan adalah mempekerjakan sebuah perusahaan luar untuk menangani seluruh atau sebagian aktivitas pengolahan data organisasi.

Keuntungan pengalihdayaan:

• Sebuah solusi bisnis.
• Pemanfaatan aset.
• Akses pada keahlian yang lebih besar dan teknologi yang lebih baik.
• Biaya yang lebih rendah.
• Lebih sedikit waktu pengembangan.
• Eliminasi penggunaan maksimal dan rendah.
• Memfasilitasi perampingan.

Kerugian pengalihdayaan:

• Ketidakfleksibilitas.
• Hilangnya pengendalian.
• Mengurangi keuntungan kompetitif.
• Sistem yang terkunci.
• Tujuan yang tak terpenuhi.
• Layanan yang buruk.
• Peningkatan risiko.

Manajemen Proses Bisnis 

Rekayasa ulang proses bisnis adalah analisis dan desain ulang menyeluruh atas proses bisnis dan sistem informasi untuk mencapai peningkatan kinerja dramatis; seringnya sebuah peristiwa yang drastis dan satu kali.

Manajemen proses bisnis adalah sebuah pendekatan sistematis untuk secara berkelanjutan meningkatkan dan mengoptimalkan proses bisnis; sebuah peningkatan yang lebih bertahap yang difasilitasi oleh teknologi.

Beberapa prinsip penting yang mendasari BPM, yaitu:

• Proses bisnis dapat menghasilkan keuntungan kompetitif.
• Proses bisnis harus dikelola dari ujung ke ujung.
• Proses bisnis haruslah cekatan.
• Proses bisnis haruslah selaras dengan strategi dan kebutuhan keorganisasian.

Sistem manajemen proses bisnis adalah sistem yang mengotomatiskan dan memfasilitasi peningkatan proses bisnis di seluruh SDLC.

 

Prototyping 

prototyping adalah sebuah pendekatan terhadap desain sistem yang model kerjanya yang disederhanakan, atau prototipe, sebuah SI dikembangkan.

Prototipe operasional adalah prototipe yang dikembangkan lebih jauh ke dalam sebuah sepenuhnya fungsional.

Prototipe (dibuang) non-operasional adalah prototipe yang dibuang, tetapi persyaratan sistem yang diidentifikasi dari prototipe digunakan untuk mengembangkan sebuah sistem baru.

Keuntungan Portotipe:

• Definisi yang lebih baik atas kebutuhan pengguna.
• Keterlibatan dan kepuasan pengguna yang lebih tinggi.
• Waktu pengembangan yang lebih cepat.
• Lebih sedikit kesalahan.
• Lebih banyak peluang bagi perubahan.
• Lebih murah.

Kerugian Prototipe:

• Waktu pengguna yang signifikan.
• Penggunaan yang kurang efisien atas sumber daya sistem.
• Pengujian dan dokumentasi yang tidak cukup.
• Reaksi perilaku yang negatif.

BAB 19 TOPIK KHUSUS DALAM PEMODELAN REA

Model REA Siklus Produksi

Empat peristiwa menarik utama yang disertakan dalam sebuah diagram REA siklus produksi khusus, yaitu:

1. Pengeluaran bahan baku.
2. Penggunaan tenaga kerja dalam produksi.
3. Penggunaan mesin dan peralatan dalam produksi.
4. Produksi produk jadi baru, direpresentasikan oleh peristiwa work-in-process.

FIGUR 19-1

Sebagian Diagram REA untuk Siklus Produksi

Atribut untuk Tabel Relasional pada figur 19-1

BAB 20 PENGANTAR PENGEMBANGAN SISTTEM DAN ANALISIS SISTEM

Pengembangan Sistem

Siklus hidup pengembangan sistem adalah sebuah proses lima langkah yang digunakan untuk mendesain dan mengimpelementasikan sebuah sistem baru.

Analisis sistem adalah langkah pertama SDLC di mana informasi yang diperlukan untuk membeli, mengembangkan, atau memodifikasi sebuah sistem dikumpulkan.

Desain konseptual adalah langkah SDLC kedua di mana para analis memutuskan bagaimana mencapai kebutuhan pengguna, mengidentifikasi dan mengevaluasi alternatif desain, serta mengembangkan spesifikasi mendetail bagi apa yang dicapai sistem tersebut dan bagaimana sistem tersebut dikendalikan.

Desain fisik adalah langkah SDLC ketiga di mana persyaratan desain konseptual yang luas dan berorientasi pengguna diterjemahkan ke dalam spesifikasi mendetail yang digunakan untuk mengkode dan menguji perangkat lunak, mendesain input/output, membuat file/database, mengembangkan prosedur, dan mengimplementasikan pengendalian.

Implementasi dan konversi adalah langkah SDLC keempat di mana perusahaan mempekerjakan dan melatih para pegawai, menguji dan memodifikasi prosedur, menetapkan standar dan pengendalian, melengkapi dokumentasi, berpindah ke sistem baru, dan mendeteksi dan mengoreksi defisiensi desain.

Operasi dan pemeliharaan adalah langkah kelima SDLC di mana sistem tersebut secara periodik ditinjau dan modifikasi serta peningkatan yang perlu dibuat.

Panitia pengarah sistem informasi adalah manajemen tingkat tinggi yang merencanakan dan mengawasi fungsi SI, menetapkan kebijakan SI yang mengatur SIA, memastikan panduan dan pengendalian manajemen puncak, serta mengoordinasikan dan mengintegrasikan aktivitas-aktivitas sistem.

Analis sistem adalah seseorang yang membantu pengguna menentukan kebutuhan informasinya, mempelajari sistem yang ada dan mendesain sistem baru, serta menyiapkan spesifikasi yang digunakan oleh pemrogram komputer.

Pemrogram komputer adalah seseorang yang menulis dan menguji program menggunakan spesifikasi yang dikembangkan oleh analis serta memodifikasi dan merawat program komputer yang ada.

Merencanakan Pengembangan Sistem

Rencana pengembangan proyek adalah sebuah dokumen yang menunjukkan kebutuhan proyek (orang, perangkat keras, perangkat lunak, dan keuangan), sebuah analisis sebuah proyek akan diselesaikan (modul atau tugas untuk dijalankan, siapa yang akan menjalankannya, dan waktu penyelesaian)

Rencana Induk adalah rencana yang menjelaskan sistem tersebut akan berisi apa saja, bagaimana sistem akan dikembangkan, siapa yang akan mengembangkannya, bagaimana sumber daya yang dibutuhkan akan diperoleh, status proyek-proyek dalam proses, prioritas proyek yang direncanakan, dan kriteria prioritas.

Program evaluation and review technique (PERT) adalah sebuah cara untuk merencanakan, mengembangkan, mengoordinasi, mengendalikan, dan menetukan waktu darii aktivitas-aktivitas pengembangan sistem; seluruh aktivitas serta contoh dan hubungan selanjutnya di antara aktivitas-aktivitas tersebut, diidentifikasi dan ditunjukkan pada sebuah diagram PERT.

Jalan kritis adalah jalur PERT yang mensyaratkan jumlah waktu terbesar untuk menyelesaikan sebuah proyek; jika sebuah aktivitas jalur kritis tertunda, seluruh proyek tertunda.

Bagan Gantt adalah sebuah grafik batang yang digunakan untuk perencanaan proyek. Grafik tersebut menunjukkan aktivitas proyek di sisi kiri, unit waktu di atas, dan waktu tiap aktivitas diharapkan untuk dijalankan sebagai sebuah batang horizontal.

Ada lima aspek penting yang dipertimbangkan selama studi kelayakan, yaitu:

1. Kelayakan ekonomi yaitu menentukan apakah manfaat sistem mendukung waktu, uangm dan sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaannya.
2. Kelayakan teknis yaitu menentukan apakah sistem yang diajukan dapat dikembangkan dengan teknologi yang tersedia.
3. Kelayakan hukum yaitu menentukan apakah sistem yang diajukan akan mematuhi seluruh hukum negara dan negara bagian yang berlaku, regulasi pihak adminitratif, dan kewajiban kontraktual.
4. Kelayakan penjadwalan yaitu menentukan apakah sistem yang diajukan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dalam waktu yang dialokasikan.
5. Kebijakan operasional yaitu menentukan apakah organisasi memiliki akses ke orang-orang yang dapat mendesain, mengimplementasikan, dan mengoperasikan sistem yang diajukan dan akankah para pegawai menggunakan sistem tersebut.

Model penganggaran modal adalah sebuah teknik pengembalian atas investasi yang digunakan untuk membandingkan manfaat dan biaya yang diestimasi untuk menentukan apakah sebuah sistem bermanfaat biaya.

Tiga teknik penganggaran modal yang paling umum digunakan, yaitu:

1. Payback period adalah sebuah teknik pengembalian atas investasi yang digunakan untuk menghitung jumlah tahun yang diperlukan agar tabungan bersih menyamai biaya awalnya.
2. Nilai sekarang bersih (net present value--NPV) adalah sebuah teknik pengembalian atas investasi yang mendiskontokan seluruh arus kas masa depan yang diestimasi kembali ke masa sekarang dengan menggunakan tingkat diskonto yang merefleksikan nilai waktu uang.
3. Tingkat pengmbalian internal (internal rate of return--IRR) adalah sebuah teknik penngembalian atas investasi yang menghitung tingkat bunga yang membuat nilai sekarang dari total biaya sama dengan nilai sekarang total simpanan.

Aspek Perilaku Perubahan

Aspek Perilaku Perubahan adalah cara positif dan negatif orang-orang beraksi terhadap perubahan; mengelola reaksi perilaku ini krusial untuk mengimplementasikan sebuah sistem baru dengan sukses.

Faktor-faktor yang mempengaruhi perubahan dalam berperilaku:

• Ketakutan.
• Dukungan manajemen puncak.
• Pengalaman dengan perubahan sebelumnya.
• Komunikasi.
• Sifat perubahan yang mengganggu.
• Bisa dan emosi.
• Karakteristik dan latar belakang pribadi

Cara orang-orang dalam menentang perubahan

• Agresi adalah perlawanan terhadap perubahan yang menghancurkan, melumpuhkan, atau melemahkan efektivitas sistem, seperti peningkatan tingkat kesalahan, gangguan, atau sabotase yang disengaja.
• Proyeksi adalah perlawanan terhadap perubahan dengan menyalahkan apa pun dan segalanya pada sistem baru, sehingga sistem menjadi kambing hitam atas seluruh masalah dan kesalahan yang benar-benar terjadi atau yang direkayasa.

Cara mencegah masalah perilaku

• Memperoleh dukungan manajemen.
• Memenuhi kebutuhan pengguna.
• Melibatkan pengguna.
• Menghilangkan ketakutan, dan menekankan peluang-peluang baru.
• Menghindari emosionalisma.
• Memberikan pelatihan.
• Memeriksa ulang evaluasi kinerja.
• Menjalin lini komunikasi yang terbuka.
• Menguji sistem.
• Menjaga agar sistem tetap sederhana, dan perlakuan sistem seperti manusia.
• Mengendalikan ekspetasi pengguna.

Analisis Sistem 

Permintaan untuk pengembangan sistem yaitu sebuah permintaan tertulis untuk sebuah sistem baru atau peningkatan sistem yang menjelaskan masalah-masalah sistem saat ini, alasan untuk perubahan,serta tujuan, manfaat, dan biaya sistem yang diajukan.

Penyelidikan awal adalah sebuah penyelidikan permulaan untuk menentukan apakah sebuah usulan sistem baru dibutuhkan dan layak.

Proposal untuk menjalankan analisis sistem adalah sebuah permintaan untuk menyelesaikan fase analisis sistem bagi sebuah proyek yang membuatnya melalui penyelidikan awal.

Survei sistem adalah sebuah studi ekstensif dari SIA yang memiliki tujuan-tujuan, yaitu:

• Mendapatkan pemahaman atas operasi, kebijakan, prosedur, dan arus informasi perusahaan.
• Membuat penilaian pendahuluan atas kebutuhan pemrosesan sekarang dan masa depan, serta menetukan luasan dan sifat perubahan yang dibutuhkan.
• Mengembangkan hubungan kerja dengan para pengguna, dan membangun dukungan bagi SIA.
• Mengumpulkan data yang mengidentifikasi kebutuhan pengguna, menjalankan analisis kelayakan, dan membuat rekomendasi untuk manajemen.

Dokumen sistem adalah sebuah deskripsi lengkap mengenai bagaimana sistem harusnya bekerja, termasuk salinan kuesioner, catatan wawancara, memo, salinan, dokumen, dan model.

Model fisik adalah deskripsi mengenai bagaimana sebuah sistem berfungsi dengan menjelaskan aliran dokumen, proses-proses komputer yang dijalankan, orang-orang yang menjalankan, dan peralatan yang digunakan.

Model logika adalah sebuah deskripsi sistem yang berfokus pada aktivitas mendasar apa yang dijalankan dan arus informasi terlepas dari bagaimana aliran tersebut sesungguhnya diselesaikan.

Laporan survei sistem adalah sebuah laporan yang merangkum seluruh aktivitas yang terjadi selama survei sistem, termasuk seluruh dokumentasi yang relevan.

Laporan analisis sistem adalah laporan komprehensif berisi rangkuman analisis sistem yang mendokumentasikan temuan-temuan aktivitas analisis.